Secrétaire de direction (H/F)

ENTREPRISE

La Fédération ADMR des Côtes d'Armor recherche un/une :

Secrétaire de direction (H/F)

CDI

MISSIONS

FONCTION 1 : ACCUEIL, INFORMATION, ORIENTATION ET COMMUNICATION

Accueil, renseignement, orientation :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Gérer et filtrer les appels téléphoniques/les visites/les rendez-vous sur plusieurs lignes, gérer les messages selon les protocoles établis
• Apporter un appui aux assistantes en charge de la planification des activités pour  la gestion des appels clients
• Réceptionner, traiter et diffuser le courrier papier et électronique de la fédération
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances.

Présentation de la fédération / des missions et des actions :

• Connaître l’activité du réseau ADMR et savoir donner un premier niveau d’information sur les offres, aux partenaires et aux clients
• Connaître le cadre légal et institutionnel des missions de l’ADMR.

Communication :

• Créer, mettre à jour les documents d’information internes et externes
• Actualiser le site internet  / les actualités sur les  réseaux sociaux utilisés par  la fédération
• Collecter, diffuser les documents et informations internes et externes en utilisant le média le plus approprié
• Connaître et respecter les règles de présentation et de diffusion de l’information.

FONCTION 2 : GESTION  ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE DE LA FEDERATION

Secrétariat administratif :

• Rédiger des notes, lettres, comptes rendus, rapports… à partir de notes ou de consignes, écrites ou orales
• Préparer les dossiers écrits traités par la direction (demandes de subvention, dossiers techniques, rapport d’activité annuel….)
• Concevoir des documents types et automatiser les tâches bureautiques en vue de les diffuser sur l’ensemble de la fédération et du réseau.

Gestion des activités administratives du comité de direction :

• Planifier et organiser les évènements (déplacements, réunions, élection du personnel, assemblée générale, conseil administration…)
• Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions (gouvernance de la fédération, représentants du personnel, réunions internes….) et des formations
• Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations en respectant les délais internes et légaux
• Appuyer les cadres sur la partie administrative de leurs fonctions : supervision des activités administratives, mise en place et suivi de procédures et outils communs, appui technique, préparation et diffusion des outils de communication (plaquettes, affiches….)
• Etre en appui aux salariés de la fédération sur les aspects administratifs
• Diagnostiquer les sources de dysfonctionnement courant et être force de proposition pour y remédier.

Suivi des indicateurs/tableaux de bord/déclarations :

• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information
• Etablir des statistiques d’activité selon une périodicité définie
• Suivre les déclarations en ligne obligatoire liées aux activités de service à la personne / aux règles statutaires (préfecture etc..)
• Tenir à jour les bases de données /participer à la construction de nouvelles bases
• Etablir et suivre des listes de contrôle des activités à réaliser.

Organisation et classement pour un partage et une conservation de l’information :

• Respecter et suivre les procédures de sauvegarde informatique
• Connaître et respecter le plan de classement informatique et physique
• Connaître les règles d’archivage et de conservation des données.

Gestion matérielle / logistique :

• Etablir les commandes de matériel / recenser les besoins
• Assurer la réception des marchandises / la diffusion
• Assurer l’inventaire des stocks
• Gérer le matériel bureautique : photocopieur, machine à affranchir...
• Gérer les aspects sécurité de la fédération (visites de sécurité, registre…).

PROFIL

• Formation de niveau Bac/Bac+2 spécialisé dans le secrétariat
• Maitrise des outils bureautique (niveau avancé pour Excel)
• Sens de l’organisation
• Sens des priorités / Réactivité
• Très bon sens relationnel / Sens commercial
• Maîtrise de l’expression orale et écrite / Bon rédactionnel
• Polyvalent(e)
• Rigoureux(se)
• Maitrise des techniques de secrétariat (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, prise de notes, etc.).

CONDITIONS

• CDI
• Temps plein
• Rémunération selon la catégorie D de la convention collective de la branche de l'aide, de l'accompagnement, des soins et des services à domicile (BAD).
• Statut : Employé
• Poste basé à : Plérin
• Poste à pourvoir à partir du 26/04/202.