Secrétaire de direction (H/F)

22 - Côtes-d'Armor

CDI

Temps plein

Parue le : 07/04/2021

ENTREPRISE

La Fédération ADMR des Côtes d'Armor recherche un/une :

Secrétaire de direction (H/F)

CDI

MISSIONS

FONCTION 1 : ACCUEIL, INFORMATION, ORIENTATION ET COMMUNICATION

Accueil, renseignement, orientation :

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
  • Gérer et filtrer les appels téléphoniques/les visites/les rendez-vous sur plusieurs lignes, gérer les messages selon les protocoles établis
  • Apporter un appui aux assistantes en charge de la planification des activités pour  la gestion des appels clients
  • Réceptionner, traiter et diffuser le courrier papier et électronique de la fédération
  • Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances.

Présentation de la fédération / des missions et des actions :

  • Connaître l’activité du réseau ADMR et savoir donner un premier niveau d’information sur les offres, aux partenaires et aux clients
  • Connaître le cadre légal et institutionnel des missions de l’ADMR.

Communication :

  • Créer, mettre à jour les documents d’information internes et externes
  • Actualiser le site internet  / les actualités sur les  réseaux sociaux utilisés par  la fédération
  • Collecter, diffuser les documents et informations internes et externes en utilisant le média le plus approprié
  • Connaître et respecter les règles de présentation et de diffusion de l’information.

 

FONCTION 2 : GESTION  ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE DE LA FEDERATION

Secrétariat administratif :

  • Rédiger des notes, lettres, comptes rendus, rapports… à partir de notes ou de consignes, écrites ou orales
  • Préparer les dossiers écrits traités par la direction (demandes de subvention, dossiers techniques, rapport d’activité annuel….)
  • Concevoir des documents types et automatiser les tâches bureautiques en vue de les diffuser sur l’ensemble de la fédération et du réseau.

Gestion des activités administratives du comité de direction :

  • Planifier et organiser les évènements (déplacements, réunions, élection du personnel, assemblée générale, conseil administration…)
  • Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions (gouvernance de la fédération, représentants du personnel, réunions internes….) et des formations
  • Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations en respectant les délais internes et légaux
  • Appuyer les cadres sur la partie administrative de leurs fonctions : supervision des activités administratives, mise en place et suivi de procédures et outils communs, appui technique, préparation et diffusion des outils de communication (plaquettes, affiches….)
  • Etre en appui aux salariés de la fédération sur les aspects administratifs
  • Diagnostiquer les sources de dysfonctionnement courant et être force de proposition pour y remédier.

Suivi des indicateurs/tableaux de bord/déclarations :

  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information
  • Etablir des statistiques d’activité selon une périodicité définie
  • Suivre les déclarations en ligne obligatoire liées aux activités de service à la personne / aux règles statutaires (préfecture etc..)
  • Tenir à jour les bases de données /participer à la construction de nouvelles bases
  • Etablir et suivre des listes de contrôle des activités à réaliser.

Organisation et classement pour un partage et une conservation de l’information :

  • Respecter et suivre les procédures de sauvegarde informatique
  • Connaître et respecter le plan de classement informatique et physique
  • Connaître les règles d’archivage et de conservation des données.

Gestion matérielle / logistique :

  • Etablir les commandes de matériel / recenser les besoins
  • Assurer la réception des marchandises / la diffusion
  • Assurer l’inventaire des stocks
  • Gérer le matériel bureautique : photocopieur, machine à affranchir...
  • Gérer les aspects sécurité de la fédération (visites de sécurité, registre…).

PROFIL

  • Formation de niveau Bac/Bac+2 spécialisé dans le secrétariat
  • Maitrise des outils bureautique (niveau avancé pour Excel)
  • Sens de l’organisation
  • Sens des priorités / Réactivité
  • Très bon sens relationnel / Sens commercial
  • Maîtrise de l’expression orale et écrite / Bon rédactionnel
  • Polyvalent(e)
  • Rigoureux(se)
  • Maitrise des techniques de secrétariat (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, prise de notes, etc.).

CONDITIONS

  • CDI
  • Temps plein
  • Rémunération selon la catégorie D de la convention collective de la branche de l'aide, de l'accompagnement, des soins et des services à domicile (BAD).
  • Statut : Employé
  • Poste basé à : Plérin
  • Poste à pourvoir à partir du 26/04/202.

Pour nous soumettre votre candidature, c’est simple et rapide. Il vous suffit de remplir le formulaire ci-dessous. Sans réponse de notre part dans les quatre semaines, veuillez considérer que votre candidature n’est pas retenue.

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