Secrétaire de direction (H/F)
22 - Côtes-d'Armor
CDI
Temps plein
Parue le : 07/04/2021
ENTREPRISE
La Fédération ADMR des Côtes d'Armor recherche un/une :
Secrétaire de direction (H/F)
CDI
MISSIONS
FONCTION 1 : ACCUEIL, INFORMATION, ORIENTATION ET COMMUNICATION
Accueil, renseignement, orientation :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gérer et filtrer les appels téléphoniques/les visites/les rendez-vous sur plusieurs lignes, gérer les messages selon les protocoles établis
- Apporter un appui aux assistantes en charge de la planification des activités pour la gestion des appels clients
- Réceptionner, traiter et diffuser le courrier papier et électronique de la fédération
- Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances.
Présentation de la fédération / des missions et des actions :
- Connaître l’activité du réseau ADMR et savoir donner un premier niveau d’information sur les offres, aux partenaires et aux clients
- Connaître le cadre légal et institutionnel des missions de l’ADMR.
Communication :
- Créer, mettre à jour les documents d’information internes et externes
- Actualiser le site internet / les actualités sur les réseaux sociaux utilisés par la fédération
- Collecter, diffuser les documents et informations internes et externes en utilisant le média le plus approprié
- Connaître et respecter les règles de présentation et de diffusion de l’information.
FONCTION 2 : GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE DE LA FEDERATION
Secrétariat administratif :
- Rédiger des notes, lettres, comptes rendus, rapports… à partir de notes ou de consignes, écrites ou orales
- Préparer les dossiers écrits traités par la direction (demandes de subvention, dossiers techniques, rapport d’activité annuel….)
- Concevoir des documents types et automatiser les tâches bureautiques en vue de les diffuser sur l’ensemble de la fédération et du réseau.
Gestion des activités administratives du comité de direction :
- Planifier et organiser les évènements (déplacements, réunions, élection du personnel, assemblée générale, conseil administration…)
- Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions (gouvernance de la fédération, représentants du personnel, réunions internes….) et des formations
- Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations en respectant les délais internes et légaux
- Appuyer les cadres sur la partie administrative de leurs fonctions : supervision des activités administratives, mise en place et suivi de procédures et outils communs, appui technique, préparation et diffusion des outils de communication (plaquettes, affiches….)
- Etre en appui aux salariés de la fédération sur les aspects administratifs
- Diagnostiquer les sources de dysfonctionnement courant et être force de proposition pour y remédier.
Suivi des indicateurs/tableaux de bord/déclarations :
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information
- Etablir des statistiques d’activité selon une périodicité définie
- Suivre les déclarations en ligne obligatoire liées aux activités de service à la personne / aux règles statutaires (préfecture etc..)
- Tenir à jour les bases de données /participer à la construction de nouvelles bases
- Etablir et suivre des listes de contrôle des activités à réaliser.
Organisation et classement pour un partage et une conservation de l’information :
- Respecter et suivre les procédures de sauvegarde informatique
- Connaître et respecter le plan de classement informatique et physique
- Connaître les règles d’archivage et de conservation des données.
Gestion matérielle / logistique :
- Etablir les commandes de matériel / recenser les besoins
- Assurer la réception des marchandises / la diffusion
- Assurer l’inventaire des stocks
- Gérer le matériel bureautique : photocopieur, machine à affranchir...
- Gérer les aspects sécurité de la fédération (visites de sécurité, registre…).
PROFIL
- Formation de niveau Bac/Bac+2 spécialisé dans le secrétariat
- Maitrise des outils bureautique (niveau avancé pour Excel)
- Sens de l’organisation
- Sens des priorités / Réactivité
- Très bon sens relationnel / Sens commercial
- Maîtrise de l’expression orale et écrite / Bon rédactionnel
- Polyvalent(e)
- Rigoureux(se)
- Maitrise des techniques de secrétariat (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, prise de notes, etc.).
CONDITIONS
- CDI
- Temps plein
- Rémunération selon la catégorie D de la convention collective de la branche de l'aide, de l'accompagnement, des soins et des services à domicile (BAD).
- Statut : Employé
- Poste basé à : Plérin
- Poste à pourvoir à partir du 26/04/202.
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