Assistant de Direction (H/F)

Dans le cadre d'un départ à la retraite, la Fédération ADMR de la Mayenne recrute en CDI (à temps plein) un Assistant de Direction H/F. Doublon, de plusieurs mois, prévu dès la prise de poste. Rémunération à partir de 2 515 € brut mensuel.

Assistant de Direction (H/F)

CDI

MISSIONS

Vous assurerez des missions variées et vous serez le « bras droit » de la Direction de la Fédération ADMR de la Mayenne.

Vous aurez pour objectif de l'appuyer dans la réalisation de sa mission en assurant le suivi de son agenda et en le déchargeant des tâches administratives. Vous assurerez un rôle d'interface entre la Direction de la Fédération et ses principaux interlocuteurs.

Vous assurerez le suivi administratif des missions confiées tels que la Lettre aux Présidents, les commissions de révision, la mise à jour d’indicateurs et documents (par exemples : le nombre d’associations ADMR et de bénévoles, leurs coordonnées, le renouvellement des membres des Conseils d’Administration, etc.). Vous procèderez au suivi des agréments et réaliserez le renouvellement de ces dossiers si besoin.

Vous assurerez une veille documentaire, règlementaire et alerterez la Direction le cas échéant.

Vous agirez en adéquation avec les valeurs associatives, les orientations du réseau dans le respect du cadre légal en vigueur.

Vos activités :

1. Gestion du secrétariat de la Fédération :

• Coordonner les activités et missions du Secrétariat général de la Fédération
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier auprès des différents services fédéraux ; ainsi que la gestion des mails
• Rassembler les informations nécessaires, rédiger et mettre en page des courriers, des documents
• Procéder à la relecture et à la révision des documents, courriers, présentations PPT, etc.
• Organiser le classement et l’archivage de documents, de mails, de groupes de diffusion

2. Assister la Direction de la Fédération

• Rédiger, envoyer des mails. Assurer leur suivi en cas de réponse attendue
• Gérer, si besoin, l’agenda de la Direction de la Fédération
• Assurer l’administration de la Direction :
  • Préparer, assurer la logistique, organiser et participer aux réunions (CODIR, Conseil d’Administration fédéral, …)
  • Rédiger et diffuser les comptes-rendus
• Assurer une veille documentaire, règlementaire et alerter la Direction de la Fédération le cas échéant

3. Préparer et organiser l'Assemblée Générale de la Fédération ADMR de la Mayenne

• Coordonner les différents services de la Fédération pour la rédaction du rapport d’activités fédéral
• Préparer et envoyer les invitations
• Gérer la logistique : réserver une salle, le matériel, le traiteur, etc.
• Accueillir et faire émarger les invités
• S’assurer du bon déroulé de l’Assemblée Générale, rédiger le procès-verbal
• Réaliser les démarches règlementaires auprès de la Préfecture (déclaration des nouveaux membres, …)

4. Assurer le suivi de dossiers

• Procéder aux obligations administratives en lien avec l’Union Nationale ADMR : envoi des comptes-rendus du Conseil d’Administration fédéral, le procès-verbal de l’Assemblée Générale, etc.
• Être le référent concernant les statuts ADMR et le règlement ADMR
• Participer à la démarche qualité, diffuser les bonnes pratiques
• Si besoin, actualiser des procédures pour améliorer et uniformiser les pratiques au sein du réseau ADMR 53

5. Participer à la vie associative du réseau ADMR de la Mayenne.

Savoir-faire social et relationnel recherché :

• Discrétion professionnelle
• Adaptabilité et flexibilité
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité rédactionnelle et qualités relationnelles
• Gestion des priorités et respect des échéances
• Rigueur et organisation
• Capacité d’écoute, courtoisie et esprit d'équipe
• Capacité d’adaptation et disponibilité
• Loyauté et honnêteté envers l’ADMR 

PROFIL

• BAC+2 exigé : Assistant manager, Assistant de direction, Assistant de gestion PME PMI, etc.
• Expérience professionnelle exigée d’au moins 3 ans dans un poste similaire
• Expérience dans un réseau associatif appréciée
• Parfaite maîtrise de l'outil bureautique (office 365, etc.)
• Normes d'accueil et rédactionnelles exigées
• Méthode de classement et d'archivage
• Sens du service client
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et règlementaire afin de surveiller l'actualité pouvant concerner le réseau ADMR

CONDITIONS

• CDI
• Temps plein
• Rémunération selon la catégorie de la convention collective de la branche de l'aide, de l'accompagnement, des soins et des services à domicile (BAD).
• Filière : support
• Catégorie : Technicien(ne) - Agent(e) de Maitrise
• Poste basé à : Laval
• Travail du lundi au vendredi
• Réunions ponctuelles en soirée
• Poste à pourvoir idéalement le 15 avril 2024

DESTINATAIRE CANDIDATURE

Vous pouvez postuler à cette offre d'emploi en remplissant le formulaire ci-contre ou par voie postale :Fédération ADMR de la Mayenne, 18 rue des Docteurs Calmette et Guerin, 53 000 LAVAL